MODULE 1

Découvrir l’extension Autocrat

pour automatiser le publipostage gratuitement avec Google.

• Explorer les fonctionnalités de l’extension Autocrat pour automatiser le publipostage.
• Cerner les usages dans divers contextes professionnels (selon des workflows métier automatisés).
• Évaluer les avantages de l’utilisation d’Autocrat pour la génération de documents personnalisés (Google Docs / PDF).

MODULE 2

Installer et configurer Autocrat

pour lier l’extension à son compte Google Workspace.

• Installer gratuitement l’extension Autocrat via le Google Workspace Marketplace.
• Configurer initialement Autocrat et accorder les permissions nécessaires.

MODULE 3

Préparer les données et les modèles de publipostage

pour les exploiter correctement dans cas prévus.

• Organiser les données dans Google Sheets en vue du publipostage.
• Créer des modèles de document dans Google Docs pour la fusion avec les données.
• Utiliser les balises de fusion pour marquer les emplacements des données dans les modèles.

MODULE 4

Configurer un Job avec Autocrat

pour définir les scénarios d’automatisation.

• Créer un nouveau job dans Autocrat pour fusionner les données et générer des documents personnalisés.
• Sélectionner la source de données (feuille de calcul Google Sheets) pour le job.
• Choisir le modèle de document pour la fusion avec les données.
• Mapper les champs entre les données et le modèle pour une fusion précise.

MODULE 5

Personnaliser les paramètres de sortie

pour configurer les options avancées.

• Configurer les noms de fichiers générés pour bien identifier les documents.
• Choisir le dossier de destination dans Google Drive pour les fichiers générés.
• Sélectionner le format de fichier (Google Docs ou PDF) pour les documents fusionnés.
• Utiliser les conditions de filtrage et les notifications par email pour personnalisation les envois.

MODULE 6

Exécuter et suivre les Jobs Autocrat

pour optimiser les performances.

• Configurer les noms de fichiers générés pour bien identifier les documents.
• Choisir le dossier de destination dans Google Drive pour les fichiers générés.
• Sélectionner le format de fichier (Google Docs ou PDF) pour les documents fusionnés.
• Utiliser les conditions de filtrage et les notifications par email pour personnalisation les envois.

Finalité de l’action

VOUS PERMETTRE DE MAÎTRISER L’AUTOMATISATION DE LA GÉNÉRATION DE DOCUMENTS ET LE PUBLIPOSTAGE AVEC GOOGLE WORKSPACE.

L’objectif principal de cette formation est de vous fournir les compétences nécessaires pour exploiter pleinement les fonctionnalités d’Autocrat et de Google Workspace, qu’il s’agisse de créer des documents personnalisés, d’automatiser le publipostage, ou de gérer efficacement les workflows de génération de documents.

La maîtrise de ces outils est cruciale pour optimiser la gestion documentaire et améliorer la productivité, car elle permet de centraliser, personnaliser et automatiser la création de documents, facilitant ainsi la communication et la collaboration au sein des équipes.

Au cours de cette formation, nous aborderons les principes fondamentaux de l’utilisation d’Autocrat, les techniques de préparation et d’organisation des données dans Google Sheets, les méthodes de création de modèles de documents dans Google Docs, et les stratégies d’automatisation et de configuration avancée pour maximiser l’efficacité de vos projets de publipostage.

Qualité de l’intervenant

AVANT D’ÊTRE FORMATEUR, C’EST UN CONSULTANT.

Boris AIMÉ-BAUDERLIQUE, Consultant Fonctionnel digital, est spécialisé dans l’accompagnement des entreprises dans leur transition numérique.

Ses compétences en pilotage de projet ainsi que sur les solutions digitales et bureautiques lui permettent de comprendre et résoudre efficacement les diverses problématiques rencontrées par les participants.

Fort de ses 10 années d’expérience en Centre de Formation et Agence de Communication Digitale, il possède une connaissance approfondie des deux secteurs, ce qui lui permet d’offrir une approche opérationnelle et pédagogique.

En tant que Responsable Formation et spécialiste qualité respectant les indicateurs de Qualiopi, il garantit un accompagnement conforme aux normes les plus exigeantes.

Méthodes et outils pédagogiques

UNE FORMATION EFFICACE, C’EST UNE ORCHESTRATION RÉUSSIE.

L’ingénierie pédagogique mise en œuvre est conçue pour structurer la formation selon les étapes suivantes :

• Acquisition des connaissances (méthode transmissive)
• Dispensation de conseils opérationnels (méthode démonstrative)
• Application à travers de cas pratiques (méthode active)
• Mise en pratique lors d’ateliers (méthode expérientielle)

Aptitudes et compétences

SAVOIR CE QUE L’ON VA APPRENDRE.

1. Découvrir Autocrat et ses fonctionnalités de publipostage automatisé au sein de Google (liaison Sheets / Doc).
2. Installer et configurer l’extension pour le lier à son compte Google Workspace.
3. Organiser les données dans Google Sheets et créer des modèles de documents dans Google Docs.
4. Configurer un job dans Autocrat pour fusionner les données et générer des documents personnalisés.
5. Personnaliser les paramètres de sortie, y compris les noms de fichiers et les dossiers de destination.
6. Exécuter et suivre les jobs Autocrat pour optimiser les performances et ajuster les paramètres selon les besoins.

Suivi et évaluations pédagogiques

AVANCER EN PAS-À-PAS ET REGARDER DANS LE RÉTRO POUR FILER DROIT.

Tout au long du parcours, des évaluations sont effectuées pour garantir la progression pédagogique et la validation de l’acquisition des compétences intermédiaires dans le but de repérer d’éventuels freins survenus lors de l’apprentissage. Cette progression est mesurée grâce à :

• des études de cas,
• des ateliers pratiques, et
• des échanges individuels ou collectifs.

En fin de formation, les compétences acquises sont évaluées :

1. le stagiaire remplit un questionnaire d’évaluation,
2. l’intervenant vérifie que le stagiaire a obtenu la moyenne,
3. le centre de formation délivre, dans un délai de 72 heures un certificat de formation individuel mentionnant l’acquisition des compétences

Tous les acteurs du parcours de formation évaluent l’action de formation grâce à des questionnaires qualité :

• Participant,
• Intervenant,
• Tuteur en entreprise,
• Financeur.

Public concerné

ÊTRE IDENTIFIÉ, C’EST ÊTRE RECONNU.

Cette formation est destinée à tous les acteurs utilisant la suite d’outils Google Workspace et le tableur Google Sheets, le concurrent de Microsoft Excel :

• aux entrepreneurs et PME, dirigeants et membres d’équipes de petites et moyennes entreprises, qui souhaitent exploiter leurs données internes pour améliorer leur stratégie et leurs opérations, ou dans une logique de cession-reprise d’entreprises.
• aux responsables marketing en charge de suivre les performances marketing et qui ont besoin de rapports détaillés et visuellement attractifs pour prendre des décisions informées.
• aux chefs de projet qui doivent présenter régulièrement des résultats et des analyses de données aux parties prenantes et veulent le faire de manière plus convaincante.
• aux analystes de données qui manipulent des données et souhaitent améliorer leur capacité à visualiser et à présenter ces données de manière claire et impactante.

Aucune connaissance préalable n’est requise pour participer à cette formation.

Diagnostic de positionnement

ÊTRE AU BON ENDROIT, C’EST ESSENTIEL.

Suite à votre prise de contact, un entretien téléphonique vous est proposé pour prendre connaissance de vos attentes et personnaliser le contenu de la formation selon vos besoins spécifiques.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

CONNAÎTRE ET PRENDRE EN COMPTE LA DIVERSITÉ.

Afin de garantir l’accès et le suivi des actions de formation, l’Association de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées (AGEFIPH) est mobilisable pour préconiser des besoins de compensation. 

Consulter la démarche d’inclusion des personnes en situation de handicap.

Règlement intérieur

RESPECTECTER ET COLLABORER SIMPLEMENT.

Consulter le règlement intérieur du centre de formation.

Déroulement

S’ADAPTER À VOS BESOINS.

Les actions de formation peuvent être organisées en inter-entreprise (des participants de plusieurs entreprises) ou en intra-entreprise (des collaborateurs d’une même entreprise).

Les sessions sont prévues pour être dispensées :

• en intra : pour des groupes de 1 à 5 participants
• en inter : pour des groupes de 2 à 10 participants

Les modalités de déroulement de la formation sont définies en concertation avec le commanditaire lors de l’évaluation diagnostique.

Durée

UN TEMPS MINIMUM, UNE ESTIMATION PERSONNALISÉE.

Les actions de formations ont une durée minimum de 7h . La durée de chaque parcours est adaptée suite à l’entretien de positionnement pour répondre aux objectifs pédagogiques.

Délai d’accès

LA RÉACTIVITÉ, CE N’EST PAS UNE OPTION.

La première session de formation a lieu dans un délai de deux semaines suivant la réception de la convention de formation signée ou de la lettre de mission.

Moyens d’accueil

UN ENVIRONNEMENT PROPICE À L’APPRENTISSAGE.

Afin de garantir des conditions optimales pour les formations en présentiel ou en visioconférence, le commanditaire s’engage à mettre à disposition :  

• une salle de réunion,
• un appareil de projection,
• un accès à internet,
• un ordinateur par stagiaire

Afin de déterminer les besoins des participants et la prise en charge par le commanditaire, le dossier de formation pourra mentionner sur demande les précisions liées à :

• l’hébergement,
• la restauration,
• le transport, et
• la prise en charge.

Tarif / Financement

DES SOLUTIONS ADAPTÉES À VOS AMBITIONS.

Suite à l’entretien de positionnement, une proposition sous la forme d’un chiffrage, d’un devis ou d’une convention de formation vous est adressée dans un délai de 24 heures.

Les actions de formation peuvent être éligibles, via partenaires, aux fonds alloués à l’aide au développement des compétences au bénéfice des entreprises. Nous vous transmettons toutes les pièces constitutives du dossier pour l’instruction en vue de leur émission à votre financeur